Čo je najčastejšiou výhovorkou stagnujúcich ľudí, ktorí sa silou mocou bránia akémukoľvek progresu? Nemám čas! Čo ale, ak ti poviem, že čas v skutočnosti nemá vôbec nikto? Či už som developer, marketér, projekťák, každý má len 24 hodín denne a je len na ňom, aby sa s nimi naučil pracovať rozumne.

Celkom pekná ukážka toho, akú dôležitosť v živote môže mať čas bola vo filme “In Time”, kde hlavným platidlom bol čas samotný. Keď ti čas, ktorý si mal, vyprchal, koniec. Je to dosť podobné realite, kedže aj v nej sa s nulovým časom stávame vyhorenými troskami.

Ako sa ale dá stať pánom svojho času? Je nejaká univerzálna metóda, ktorú keď aplikujem do svojho pracovného, ale aj súkromného života, začne všetko automaticky fungovať a zrazu budem mať čas úplne na všetko? Bohužiaľ, nie je to také jednoduché. Ani neexistuje žiaden zaručený “Time hack”, ktorý bude na každého fungovať. Každý je individuálny, má svoje priority, problémy, starosti… Niekto nemá toľko priestoru kvôli športovaniu, niekto kvôli rodine, ďalší možno hráva automaty vo voľnom čase, jednoducho, dôvodov, prečo to až také jednoduché nebude, je veľmi veľa.

A kým nám jeden nemenovaný ufón vo vianočných reklamách nebude ponúkať niektorý z týchto gadgetov…



…nikto sa nestane úplne pánom svojho času. Ale môžeme sa aspoň naučiť s ním pracovať.

Nemal som čas

Ale na začiatku som, ako asi každý, nemal čas. Nemal som čas vzdelávať sa, nestíhal som pracovné povinnosti, a hlavne, nemal som čas ani v osobnom živote. Dôvodov bolo hneď viacero, či už na mojej strane, no aj na strane samotného plánovania. Prioritizovanie, delegovanie, veci, ktoré som neriešil vôbec, ale na druhej strane, multitasking a prokrastinácia ma sprevádzali každým dňom. Pracoval som hlavne silou a nie rozumom, takže vo výsledku som bol od rána do večera v práci, ale aj tak som mal stále pocit, že som neproduktívny. V skutočnosti som na ten počet odpracovaných hodín ani produktívny nebol. A aj preto som sa začal viac venovať time managementu. Prestal som sa vyhovárať pekne znejúcimi výhovorkami a prokrastinovať. Pretože, ak mám nejaké povinnosti, treba ich podľa ich priorít aj riešiť.
Ako jeden nemenovaný filozof povedal:

Prečo je time management a samotný time tracking dôležitý?

V prvom rade, samozrejme, čas sú peniaze. Pracujeme v odbore, kedy sa každá minúta počíta, čo hlavne pociťujeme pri prípadných meškaniach projektu, padnutých weboch, neplnení nacenení jednotlivých prác… V neposlednom rade, nikto nie je asi ohodnotený len za to, že v práci si „odsedí“ stanovený flexibilný pracovný čas, dúfajme 8 hodín, občas menej, občas viac, odpíska sa koniec pracovnej doby a ide sa domov. Pracovný čas by sme mali tráviť čo najviac produktívne, a hlavne, mať pod kontrolou, aby netrval dlhšie, než je potrebné, pretože ani prepracovanie sa ničomu nepomôže. Pri dobre zmanažovanom čase vieme celkom dobre limitovať „žrútov“ času ako Facebooky, Youtuby a iné, vďaka ktorým nám pracovná doba len narastá, aj keď si to nie vždy uvedomujeme. Nehovorím o tom, že nie je správne si spraviť počas pracovnej doby pauzu, naopak, dať si ju, a v rozumnom čase sa vrátiť k svojim povinnostiam.

Ako pracujeme s časom u nás

Pri evidencii času je, samozrejme, najdôležitejšou hodnotou hodnota odpracovaných hodín. Ako počiatok evidencie času, sme mali vyvinutý vlastný systém, do ktorého sa manuálne zapisovali odpracované hodiny. Kedže sa toto zapisovanie dialo často ku koncu pracovnej doby, občas ku koncu týždňa, zriedka aj ku koncu mesiaca, tak aj zadané údaje sa nie vždy zhodovali s realitou. Preto sme sa snažili nájsť nejaké riešenie. Dnešné tooly ponúkajú širokú škálu možností, od klasického štart-stop systému ako Toggl, cez automatizované trackovanie, ako napríklad Wakatime. Problém pre nás na oddelení developmentu bol ten, že vedenie časov mimo taskovacieho systému, ktorý používame (Jira) bolo celkom nepraktické. Veľa nástrojov síce ponúkalo možnosť inštalácie rôznych addonov, ďalšou možnosťou bolo nejako sa „pohrať“ s toolom na prepojovanie rôznych systémov Zapier, ale tieto prepojenia nie vždy fungovali správne.

Mnoho z týchto problémov sa vyriešilo addonom v Jire “Automate Log Work”, vďaka ktorému stačilo otvoriť si task, začať prácu stlačením “Start progress”, a čas sa automaticky začal trackovať priamo v Jire. Nebolo to ale úplne také jednoduché ako to znie. Museli sme ešte za behu dolaďovať určité detaily, ako napríklad, keď sa nám zapisoval čas so zlým začiatkom (problém v nastavenej timezone usera) alebo simultánne trackovanie času na viacerých taskoch, keď sa zabudol vypnúť na inom tasku progres, ale po novom ide nastaviť obmedzenie na možnosť trackovania len jedného tasku na usera, priamo v addone.

Po doladení problémov začala tá dôležitejšia časť – reportovanie. K tomu Jira zasa ponúka široké spektrum addonov, ale problém bol, že sme vo veľa z nich nevedeli zobraziť žiadané reporty, alebo nepracovali s natrackovaným časom úplne podľa predstáv, iné zasa mali taký pricing, kvôli ktorému sme si povedali, že sa kvôli jednej tabuľke jeho inštalácia neoplatí.

Chceli sme mať pekný dasboard, s najaktuálnejšími informáciami. Po pár pokusoch s exportom do Google Sheetov a ďalšími vlastnými systémami, sme si povedali, že vyskúšame nejaký online dashboard. Voľba nakoniec padla na Klipfolio, ktoré má svoje pre aj proti. Má výhodu rôznych napojení a pri určitých dátach bolo relatívne jednoduché vyskladať si ich zobrazenie v rôznych grafoch. Problém ale nastal pri komplikovanejších štruktúrach, kedy bolo vyskladať daný dashboard pre nás celkom výzvou. Nakoniec sme aj tú dokázali zdolať a po krátkom naprogramovaní toolu na exportovanie dát z Jiry a ich namapovanie a import do Klipfolia, sme mohli konečne vyhlásiť – win!

Koniec dobrý, všetko dobré

Teraz máme možnosť vidieť v reálnom čase, kto na čom pracuje, každý developer vidí svoje priority, ktoré by mal aktuálne riešiť.

Máme zobrazenú celú timeline (tzv. Stalker tool) z aktuálneho dňa, kedy si môže každý skontrolovať, na čom počas aktuálneho dňa pracoval, kde má prázdne miesta, a vie si overiť, či náhodou nezabudol svoj čas evidovať.

Vieme zistiť aktuálnu vyťaženosť developerov a aktuálne prebiehajúcich projektov. A v neposlednom rade reportujeme výkon za aktuálny mesiac.

Ako bonus, toto všetko a ešte pár ďalších informácií si vie každý pozrieť na jednom dashboarde, ktorý sa dá potom ľahko zobraziť napríklad na nejakej obrazovke alebo plátne. Bez nutnosti preklikávania sa v X systémoch, zložitého prepisovania dát, utrpenia pri vyskladávaní rôznych tabuliek v Exceloch.

Existujú určite iné, a možno aj lepšie prístupy, ale pre to, čo sme my potrebovali, a dáta ktoré sme potrebovali vyhodnocovať, bol tento prístup zatiaľ najoptimálnejší zo všetkých pokusov. Samozrejme, príde čas, kedy opäť narazíme na limity a budeme chcieť náš time reporting posunúť na ďalšiu úroveň, ale dovtedy budeme vedieť, že máme dohľad nad tým, čo aktuálne potrebujeme.

Ako si čas trackujete vy?